"Wat kost een medewerkersportaal?" en "wat kost een intranet laten maken?" zijn in de praktijk dezelfde vraag: je wilt HR-documenten, onboarding, roosters en interne kennis op één plek, zonder dat je team eindeloos in mappen en mailboxen zoekt. Maar wat kost zo'n omgeving? Hier concrete bandbreedtes voor de drie routes in 2026, inclusief de kosten die pas later opduiken.
De drie routes en hun prijskaartje
1. Developmentbureau: €15.000 – €40.000
Een maatwerk medewerkersportaal van een Nederlands bureau begint rond de €15.000 voor een basisversie (inloggen, HR-documenten, aankondigingen) en loopt richting €40.000 zodra er onboarding-flows, roosterinzage of koppelingen met je HR-systeem bijkomen. Bij uurtarieven van €80–€150 telt elke wijziging door.
Wat er niet in de offerte staat: onderhoud (vaak 15–20% van de bouwsom per jaar), meerwerk bij veranderende HR-processen, en de doorlooptijd van drie tot zes maanden.
2. Standaard-SaaS: intranet-suite per medewerker per maand
Kant-en-klare intranet-suites (de SharePoint-achtigen) rekenen per medewerker per maand. Dat lijkt overzichtelijk, maar de echte kosten zitten in de implementatie: een dergelijke suite moet worden ingericht, en dat is zelden een middagje werk. Verborgen implementatiekosten van €5.000 tot €15.000 zijn eerder regel dan uitzondering, en je proces moet zich alsnog naar het pakket voegen.
Wat er niet in de prijs staat: de implementatie-uren, de functies die je mist, en de exit-kosten als je ooit wilt overstappen (je data zit in hún systeem).
3. AI-gebouwd maatwerk: vanaf €99 per maand
De nieuwste route: een AI-ontwikkelteam zoals Turtleship bouwt een maatwerkportaal binnen een abonnement. Je start met een kant-en-klaar medewerkersportaal-bouwblok (inloggen, HR-documenten, onboarding, aankondigingen) en bouwt van daaruit per stap uit, richting roosterinzage of kennisdeling — met vóór elke stap een schatting, zodat je nooit voor verrassingen staat.
Het eerlijke verhaal: ook hier geldt dat een portaal met veel koppelingen en rollen meer bouwstappen (credits) kost dan een simpel portaal. Het verschil zit in de voorspelbaarheid — je ziet de schatting vóórdat je akkoord geeft — en in het ontbreken van uurtarieven, prijs-per-medewerker en verborgen implementatiekosten.
De vergelijking op een rij
| Bureau | Standaard-SaaS | AI-gebouwd maatwerk | |
|---|---|---|---|
| Startkosten | €15.000–€40.000 | €5.000–€15.000 implementatie | €0 (gratis start) |
| Doorlopend | 15–20% onderhoud/jaar | per medewerker per maand | vanaf €99 p/mnd |
| Doorlooptijd | 3–6 maanden | weken (inrichting) | dagen (basis) – weken |
| Past bij jouw HR-proces | ja | gedeeltelijk | ja |
| Eigenaar van code & data | meestal jij | de leverancier | jij |
| Wijzigingen | meerwerk-offerte | wachten op roadmap | nieuw verzoek, schatting vooraf |
Rekenvoorbeeld: 50 medewerkers in je portaal
Abstracte bandbreedtes worden pas concreet als je ze doorrekent. Stel: je bent een organisatie met 50 medewerkers die HR-documenten opvragen, hun rooster inzien en interne kennis delen.
- Standaard-SaaS: bij een gemiddelde €6 per medewerker per maand betaal je €300 per maand, ofwel €3.600 per jaar — plus een eenmalige implementatie van €5.000 tot €15.000. Structureel, en de rekening groeit mee met elke nieuwe medewerker.
- Bureau-maatwerk: eenmalig zo'n €25.000 voor een portaal van deze omvang, plus 15–20% onderhoud per jaar (€4.000–€5.000). Het aantal medewerkers maakt niet uit, maar elke wijziging is een meerwerk-offerte.
- AI-gebouwd maatwerk: vanaf €99 per maand (€1.188 per jaar), ongeacht het aantal medewerkers. Uitbreidingen gaan per bouwstap, met een schatting vooraf.
Over drie jaar gerekend: SaaS komt uit rond €10.800 plus implementatie (dus €15.800–€25.800), het bureau rond €38.000 (bouw plus onderhoud), en de AI-route begint bij zo'n €3.600. Eerlijkheidshalve: een portaal met veel HR-koppelingen kost bij de AI-route extra bouwstappen en dus meer dan het instaptarief. Maar zelfs met een ruime marge blijft het verschil een orde van grootte.
Waar je op moet letten (welke route je ook kiest)
- Vraag naar de prijs van wijziging nummer vijf. De bouwsom is één ding; wat kost het als je na drie maanden een onboarding-flow of verlofmodule wilt? Daar zit het echte verschil tussen de routes.
- Medewerkersdata is de gevoeligste categorie. Contracten, salaris en verzuim vallen onder de strengste AVG-eisen. Hosting binnen Europa, rolgebaseerde toegang en een AVG-conforme inrichting horen standaard te zijn, niet optioneel.
- Reken de exit door. Van wie is de code? Kun je je HR-data meenemen? Een lage instapprijs met lock-in is duurder dan hij lijkt.
Conclusie
Een medewerkersportaal of intranet hoeft in 2026 geen €30.000-project meer te zijn. De bureau-route blijft logisch voor zeer complexe, diep in je HR-landschap verweven omgevingen met een ruim budget. Voor de meeste organisaties is de rekensom inmiddels anders: een AI-gebouwd portaal op maat, vanaf €99 per maand, productieklaar en van jou. Zet je dat af tegen wat software laten maken in het algemeen kost, dan valt een portaal-abonnement al snel in het voordeel uit.
Beheer je die HR-lijstjes nu nog in Excel? Dan is de stap naar een portaal kleiner dan je denkt: lees hoe je van Excel naar een webapp gaat. Een medewerkersportaal is trouwens niet het enige bouwblok: op dezelfde manier zet je een klantportaal of een leveranciersportaal op.
Benieuwd hoe dat werkt? Bekijk de medewerkersportaal-pagina of start gratis en zie binnen dagen een werkende basis.